Wetland Wonen is een woningcorporatie met 3200 woningen in de Kop van Overijssel. Maar de kleine omvang staat grote ambities zeker niet in de weg. “Ook in ons gebied willen steeds meer mensen graag ’s avonds of in het weekend zaken kunnen regelen. Bovendien werken we in een uitgestrekt gebied, per auto van Genemuiden naar Vollenhove kost ruim een half uur. Openbaar vervoer is vrij beperkt. Voor veel huurders is onze woonwinkel daarom best ver weg’’. En de weg naar een virtuele corporatie doemde op.

 

Integratie bedrijfsprocessen

Aan het woord is Karen Langevoort, manager Klant en Markt bij Wetland Wonen. Ze legt uit waarom haar organisatie een virtuele corporatie wil worden. “We hadden natuurlijk al een  informatieve website, maar ambieerden een kwalitatieve website die kan meegroeien met de mogelijkheden die internet nu  en in de toekomst biedt. We wilden dus meer diensten (ook) digitaal gaan aanbieden. Dat vereist integratie met bedrijfsprocessen’’

 

Woningzoekenden

Op de vraag welke bedrijfsprocessen in de nieuwe site zijn geintegreerd, zegt ze: “Er is een actieve koppeling met het woningzoekendenbestand uit ons primaire systeem. We hebben ervoor gekozen om het aanbieden en reageren op woningen volledig via het cms te laten verlopen. Dat werkt overzichtelijk, snel en zonder technische complicaties. Zo kunnen we ervaring opdoen met het aanbodmodel, en in de toekomst een keuze gaan maken hoe en met welk systeem we op de lange termijn verder willen’’

 

Sneller proces

De verandering van distributiemodel naar aanbodmodel bracht vooral voor woningzoekenden veranderingen met zich mee. Karen: “Meer inzicht in vrijkomende woningen, meer transparantie, meer regie. Voorheen werd toegewezen op basis van een vrij algemeen zoekprofiel; nu kan een woningzoekende op basis van een gepubliceerde woning steeds even de afweging maken; zou ik daar willen wonen?

 

Prettiger voor de woningzoekende en ook voor ons; minder weigeringen, dus veel minder papierwerk en een sneller proces. Daartegenover staat een week extra tijd voor het publiceren. Ook het online inschrijven scheelt papierwerk. Het ontcijferen van een ingevuld inschrijfformulier kostte soms de nodige tijd. Dat is nu ook verleden tijd’’

 

Koud kunstje

Ook Marian Overmars, communicatiemedewerker bij Wetland Wonen is enthousiast. “Dankzij een zeer gebruiksvriendelijk cms is het een stuk gemakkelijker geworden om de site actueel te houden. Het invoeren, wijzigen, toevoegen van gegevens gaat op een heel makkelijke manier. Woningzoekenden kunnen zich alleen online inschrijven dus ook dat scheelt veel administratieve rompslomp. Ook het versturen van digitale nieuwsbrieven is nu een koud kunstje. Bij de vorige website kostte dit vele uren’’

 

Digibeten

Dat de klant meer zelf ‘’mag’’ doen op de website heeft volgens Karen tot weinig negatieve reacties geleid. “Hooguit 1 á 2 procent van de woningzoekenden heeft aangegeven het vervelend te vinden dat de inschrijving nu digitaal gaat. Voor de ‘digibeten’ onder onze klanten hebben we enkele workshops georganiseerd. Leuk en leerzaam, zowel voor de klant als voor ons’’

 

Testen

Marian legt uit dat ze niet over één nacht ijs zijn gegaan. “Voorafgaand aan de ingebruikname hebben we de website uiteraard uitgebreid getest. Sowieso samen met onze leverancier Snakeware, maar we hebben ook met een klantenpanel de website uitgebreid getest’

 

Statistieken

De klanten weten de virtuele corporatie Wetland Wonen goed te vinden, blijkt uit de statistieken. Marian hierover: “De vernieuwde website heeft in vergelijking met de oude website gemiddeld vier keer zoveel unieke bezoekers. Uiteraard is er voor bestaande huurders straks ook veel meer te doen, zoals inzien en wijzigen van eigen persoons- en betalingsgegevens’’. Parallel aan de nieuwe website wordt ook gewerkt aan een deurwaardersportaal en komt er een comakersconsole.

 

Doorontwikkelen

Met de website die Wetland Wonen sinds 20 juli 2011 in gebruik heeft, zijn de eerste stappen gezet naar een virtuele corporatie waarin de bedrijfsprocessen zijn geïntegreerd. Karen, tot slot: “Er staat een kwalitatieve site die mee kan groeien met de mogelijkheden die internet nu en in de toekomst biedt. De komende tijd gaan we onze site verder doorontwikkelen tot de uiteindelijke gewenste ‘virtuele corporatie’. Marian valt haar bij: “We beschikken over een frisse site die aansluit bij de huisstijl van Wetland Wonen en de manier waarop we onze organisatie willen laten uitstralen. Er is een gebruiksvriendelijk cms waar verschillende mensen in de organisatie in kunnen werken. Kortom: wij zijn dik tevreden!’